Creating GST invoices and filing returns
- Siddharth Sharma
- May 4
- 4 min read
1. Creating GST Invoices (GST इनवॉइस तैयार करना)
एक Tax Invoice वह प्राथमिक दस्तावेज है जो यह प्रमाणित करता है कि वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति (Supply) हुई है। यह खरीदार के लिए Input Tax Credit (ITC) का दावा करने का एकमात्र कानूनी जरिया है।
A. GST इनवॉइस के अनिवार्य भाग (Components of a Valid Invoice)
एक वैध GST इनवॉइस में निम्नलिखित जानकारी का होना अनिवार्य है:
Invoice Number: यह 16 वर्णों से अधिक नहीं होना चाहिए और पूरे वित्तीय वर्ष के लिए अद्वितीय (Unique) होना चाहिए।
Date of Issue: बिल जारी करने की तारीख।
Supplier Details: बेचने वाले का नाम, पता और GSTIN।
Recipient Details: यदि खरीदार रजिस्टर्ड है, तो उसका नाम, पता और GSTIN।
Place of Supply: राज्य का नाम जहाँ माल या सेवा की खपत होनी है।
HSN/SAC Code: वस्तुओं के लिए HSN और सेवाओं के लिए SAC कोड।
Item Description: माल का नाम, मात्रा (Quantity) और इकाई (Unit)।
Taxable Value: छूट (Discount) घटाने के बाद की राशि।
Tax Breakdown: CGST, SGST और IGST की अलग-अलग गणना और दर।
Total Invoice Value: टैक्स सहित कुल राशि।
B. इनवॉइसिंग के प्रकार (Types of Invoices)
Tax Invoice: जब एक रजिस्टर्ड डीलर दूसरे रजिस्टर्ड डीलर (B2B) या अनरजिस्टर्ड व्यक्ति (B2C) को टैक्स योग्य सामान बेचता है।
Bill of Supply: जब कोई Composition Dealer सामान बेचता है या जब माल पर कोई टैक्स नहीं लगता (Exempted Goods), तब 'Bill of Supply' जारी किया जाता है। इसमें टैक्स नहीं वसूला जाता।
Debit/Credit Notes: यदि बिल जारी करने के बाद माल वापस आता है या बिल की राशि में बदलाव होता है, तो इनका उपयोग किया जाता है।
2. Setting Up Invoicing in Tally Prime (प्रैक्टिकल प्रक्रिया)
Tally Prime में इनवॉइस बनाना एक ऑटोमेटेड प्रक्रिया है।
Step 1: Masters Configuration
इनवॉइस बनाने से पहले सुनिश्चित करें कि:
Company GST Details: F11 में जाकर अपनी कंपनी का GSTIN और स्टेट सही भरा है।
Ledgers: Sales, Purchase, CGST, SGST और IGST के लेजर बने हुए हैं।
Stock Items: प्रत्येक आइटम के अंदर सही HSN कोड और Tax Rate (जैसे 18%) सेट है।
Step 2: Voucher Entry (F8 Sales)
Gateway of Tally > Vouchers > F8 दबाएं।
Party A/c Name: ग्राहक का नाम चुनें।
Sales Ledger: सेल्स अकाउंट चुनें।
Name of Item: माल का नाम और मात्रा लिखें।
Tax Calculation: Tally अपने आप पार्टी के राज्य के आधार पर CGST/SGST या IGST कैलकुलेट करेगा।
E-Way Bill: यदि बिल ₹50,000 से अधिक है, तो Tally ई-वे बिल की जानकारी मांगेगा।
3. Understanding GST Returns (GST रिटर्न की समझ)
रिटर्न फाइल करना वह प्रक्रिया है जहाँ आप सरकार को बताते हैं कि आपने कितना माल बेचा, कितना खरीदा और कितना टैक्स वसूला या चुकाया।
A. प्रमुख रिटर्न और उनकी समयसीमा (Major Returns & Deadlines)
GSTR-1 (Sales Return):
इसमें आपके द्वारा जारी किए गए सभी आउटवर्ड सप्लाई (Sales) का विवरण होता है।
इसे हर महीने की 11 तारीख तक (या तिमाही के अंत में) फाइल करना होता है।
GSTR-2B (ITC Statement):
यह आप फाइल नहीं करते, बल्कि यह पोर्टल द्वारा जनरेट होता है। यह आपके द्वारा खरीदे गए माल पर मिलने वाले क्रेडिट को दिखाता है।
GSTR-3B (Summary Return):
इसमें सेल पर बना टैक्स और खरीद पर उपलब्ध ITC का मिलान किया जाता है।
यदि सेल पर टैक्स ज्यादा है, तो उसे कैश में जमा करना होता है। इसकी तारीख आमतौर पर अगले महीने की 20-24 तारीख होती है।
4. Filing Returns: The Technical Process (रिटर्न फाइल करने के चरण)
रिटर्न फाइल करने की प्रक्रिया पूरी तरह डिजिटल है और इसे GST Common Portal (www.gst.gov.in) पर अंजाम दिया जाता है।
Phase 1: Data Preparation and Export
सॉफ्टवेयर (Tally) से डेटा को पोर्टल पर ले जाने के लिए JSON फाइल का उपयोग किया जाता है।
Reports: Tally में GSTR-1 रिपोर्ट खोलें।
Error Correction: 'Uncertain Transactions' चेक करें। यदि किसी पार्टी का GSTIN गलत है या HSN कोड अधूरा है, तो उसे ठीक करें।
Export: डेटा को JSON फॉर्मेट में एक्सपोर्ट करें।
Phase 2: Uploading to GST Portal
Login: पोर्टल पर अपना यूजरनेम और पासवर्ड डालें।
Returns Dashboard: संबंधित वर्ष और महीने का चयन करें।
Prepare Offline: GSTR-1 में 'Prepare Offline' विकल्प चुनें और अपनी JSON फाइल अपलोड करें।
Generation of Summary: अपलोड होने के बाद पोर्टल डेटा को प्रोसेस करता है और एक समरी जनरेट करता है।
Phase 3: Verification (EVC or DSC)
डेटा अपलोड करने के बाद उसे डिजिटली साइन करना अनिवार्य है:
EVC (Electronic Verification Code): आधार या रजिस्टर्ड मोबाइल पर आए OTP के जरिए।
DSC (Digital Signature Certificate): बड़ी कंपनियों के लिए अनिवार्य, जहाँ एक USB टोकन के जरिए सिग्नेचर किया जाता है।
5. E-Invoicing and E-Way Bill (आधुनिक अनुपालन)
आजकल बड़ी कंपनियों के लिए E-Invoicing अनिवार्य हो गई है। इसका मतलब है कि इनवॉइस बनाने के बाद उसे सरकारी पोर्टल (IRP) पर रजिस्टर करना पड़ता है, जहाँ से एक IRN (Invoice Reference Number) और QR Code मिलता है। Tally Prime सीधे पोर्टल से कनेक्ट होकर यह काम सेकंडों में कर देता है।
इसी तरह, माल की आवाजाही (Movement of Goods) के लिए E-Way Bill जरूरी है। यह डिजिटल दस्तावेज़ सुनिश्चित करता है कि रास्ते में माल की चेकिंग होने पर टैक्स चोरी पकड़ी जा सके।
6. Importance of Accuracy in Invoicing & Filing (सटीकता का महत्व)
IT और कंप्यूटर विज्ञान के विद्यार्थियों के लिए यह समझना जरूरी है कि एक छोटी सी डेटा एंट्री की गलती गंभीर परिणाम दे सकती है:
Input Tax Credit (ITC) Loss: यदि आपने GSTR-1 में अपने ग्राहक का GSTIN गलत डाल दिया, तो उसे क्रेडिट नहीं मिलेगा।
Reconciliation Errors: यदि आपके बुक्स और पोर्टल के डेटा में अंतर है, तो विभाग द्वारा नोटिस (Notice) आ सकता है।
Blacklisting: लगातार गलत रिटर्न फाइल करने पर GST रजिस्ट्रेशन रद्द हो सकता है।
7. निष्कर्ष (Conclusion)
GST Invoicing और Return Filing डिजिटल इकोनॉमी के दो पहिए हैं। Tally Prime जैसे आधुनिक सॉफ्टवेयर इन जटिलताओं को सरल बनाते हैं, लेकिन एक ऑपरेटर या प्रोफेशनल के रूप में आपको इसके पीछे के 'Logic' और 'Compliance' की पूरी जानकारी होनी चाहिए। सही समय पर सटीक बिल बनाना और जिम्मेदारी से रिटर्न फाइल करना ही एक सफल बिज़नेस की पहचान है।
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